Μια φίλη μου έψαχνε σε site αγγελιών εργασίας και βρήκε την αγγελία, που θεώρησε ότι περιέγραφε την ιδανική θέση για αυτήν. Ενθουσιασμένη και βοηθούμενη από την ευκολία στην υποβολή βιογραφικού, που προσφέρουν οι ιστοσελίδες, ετοιμάστηκε να κλικάρει στο send του email της και να στείλει το βιογραφικό της. «Και η συνοδευτική επιστολή;» την ρώτησα. «Σιγά, ποιος την διαβάζει; Άλλωστε, βιάζομαι»!
Αυτός ο τρόπος σκέψης είναι το τυπικό λάθος των υποψηφίων: υποβάλλουν το βιογραφικό σημείωμα χωρίς συνοδευτική επιστολή (γνωστή και ως cover letter). Οι ενστάσεις και οι δικαιολογίες είναι πανομοιότυπες. Θέλουν να στείλουν γρήγορα το βιογραφικό, θεωρούν ότι δεν την διαβάζει κανείς, πιστεύουν ότι δεν παίζει ρόλο στη διαδικασία επιλογής, η αγγελία δεν την ζητάει, ενώ κάποιοι δεν ξέρουν τι είναι. Πρόκειται όμως για ανεδαφικά επιχειρήματα, ενώ υπάρχει άφθονο και δωρεάν υλικό στο Διαδίκτυο, για να μάθει κάποιος τι είναι αυτή η «συνοδευτική επιστολή».
Η συνοδευτική επιστολή είναι ένα συνοπτικό κείμενο, υπό μορφή γράμματος. Απευθύνεται στο στέλεχος που θα έρθει σε αρχική επαφή με το βιογραφικό μας και θα κρίνει αν είμαστε κατάλληλοι να προχωρήσουμε στη διαδικασία επιλογής. Στο γράμμα αυτό εξηγούμε τι μπορούμε να προσφέρουμε συνολικά στην εταιρία και γιατί είμαστε κατάλληλοι για τη συγκεκριμένη θέση. Στο παράδειγμα της φίλης μου, η κοπέλα αρκούσε να γράψει τους λόγους, που θεωρούσε τη θέση εργασίας ιδανική και την ενθουσίασε τόσο πολύ. Θα είχε μια πολύ καλή συνοδευτική επιστολή. Στόχος είναι το στέλεχος να κρίνει ότι αξίζει να προχωρήσουμε στο επόμενο στάδιο της διαδικασίας επιλογής.
Δεν πρέπει να μας διαφεύγει ότι η συνοδευτική επιστολή είναι ένα επαγγελματικό έγγραφο. Συνεπώς, ανάλογο πρέπει να είναι και το ύφος. Προσέχουμε πάρα πολύ τη γλώσσα μας, τη σύνταξη και τα ορθογραφικά λάθη. Επίσης, δεν πλατειάζουμε. Η έκταση της συνοδευτικής επιστολής δεν πρέπει να ξεπερνάει τις δύο παραγράφους συνολικά. Στην πρώτη παράγραφο, συμπεριλαμβάνουμε αυτά που σίγουρα θέλουμε να διαβάσει ο παραλήπτης.
Δεν παραλείπουμε να αναφέρουμε για ποια θέση υποβάλουμε το βιογραφικό μας. Όταν δεν απαντάμε σε κάποια συγκεκριμένη αγγελία, αλλά επικοινωνούμε με την εταιρία για μελλοντική συνεργασία, τότε είναι απολύτως απαραίτητο να δηλώσουμε το τμήμα, που θέλουμε να εργαστούμε. Δεν αφήνουμε το στέλεχος του οργανισμού να αποφασίσει, πού μπορούμε να ενταχθούμε, ταιριάζοντας τα προσόντα μας με τις ανάγκες της εταιρίας. Απλά, δεν θα το κάνει.
Από όσα γράψαμε μέχρι τώρα, προκύπτει ότι δεν πρέπει να θεωρούμε τη συνοδευτική επιστολή ως το έγγραφο εκείνο στο οποίο θα επαναλάβουμε τα όσα γράφουμε στο βιογραφικό μας σημείωμα, αλλά υπό τη μορφή κειμένου! Δεν πρέπει, για παράδειγμα, αυτό που γράφουμε να έχει αυτή τη μορφή και το περιεχόμενο: «Αποφοίτησα από το Λύκειο και στη συνέχεια, εργάστηκα στη Χ εταιρία».
Επίσης, δεν ξεχνάμε τα πλήρη στοιχεία επικοινωνίας. Τα γράφουμε στην πάνω δεξιά γωνία, ενώ από κάτω και αριστερά, γράφουμε το όνομα της εταιρίας και το όνομα του υπευθύνου. Αν δεν αναφέρεται στην αγγελία, αξίζει μια προσπάθεια να το βρούμε (ή το όνομα του υπεύθυνου για τις προσλήψεις στο τμήμα, που θέλουμε να ενταχθούμε).
Δύο σημαντικές λεπτομέρειες για τη συνοδευτική επιστολή. Την υποβάλουμε, ακόμη και αν δεν την ζητάει η αγγελία εργασίας. Άλλωστε, εξαιρετικά σπάνια θα διαβάσετε σε αγγελία ότι πρέπει να υποβάλλετε και συνοδευτική επιστολή, ακριβώς επειδή τα στελέχη την περιμένουν. Είναι παραπάνω από σίγουρο ότι το βιογραφικό σας θα ξεχωρίσει, λόγω της συνοδευτικής επιστολής, που δεν θα στείλουν οι υπόλοιποι. Το δεύτερο σημαντικό στοιχείο, που πρέπει να θυμάστε είναι πως όταν γράφετε για ποιο λόγο σας ενδιαφέρει η συγκεκριμένη θέση, αυτός δεν μπορεί να είναι προσωπικός. Για παράδειγμα, δεν μπορούμε να γράψουμε ότι «με ενδιαφέρει πάρα πολύ αυτή η θέση, γιατί είμαι άνεργη 3 χρόνια και βρίσκομαι σε τρομερά δύσκολη κατάσταση», ακόμη και αν αυτό είναι αλήθεια! Σε καμία περίπτωση, κάτι τέτοιο δεν θα λειτουργήσει υπέρ μας.
Άλλωστε, μπορούμε να αναρωτηθούμε: θα θέλαμε να μας προσλάβουν σε μια εταιρία, επειδή μας λυπήθηκαν ή επειδή πιστεύουμε ότι αξίζουμε και μπορούμε να συνεισφέρουμε στην πρόοδο του οργανισμού; Αν η απάντηση είναι το δεύτερο, καταγράφουμε τους λόγους για τους οποίους αξίζουμε τη θέση και πώς θα συμβάλουμε στην εξέλιξη της εταιρίας. Έτσι, έχουμε έτοιμο το περιεχόμενο της επιστολής μας.
Ελένη Ροκά
Διευθύντρια Marketing,skywalker.gr
