Η διαπραγμάτευση είναι μέρος της καθημερινής μας ζωής. Μία επιτυχημένη διαπραγμάτευση δεν είναι τυχαία αλλά μία συνειδητή διαδικασία. Ποια είναι τα βήματα για μία επιτυχημένη διαπραγμάτευση;
Το 1ο μέρος (προηγούμενο άρθρο) για μία επιτυχημένη διαπραγμάτευση παρουσίαζε 3 απλά βήματα για το πώς θα καλλιεργήσουμε την κατάλληλη διάθεση, αναδεικνύοντας τη σημασία της ψυχολογίας μας πριν από τη διαπραγμάτευση. Σε αυτό το 2ο μέρος θα δούμε τρόπους βελτίωσης της ίδιας της διαδικασίας της διαπραγμάτευσης.
Η διαδικασία της διαπραγμάτευσης δεν είναι στατική αλλά είναι μία συνεχής κυκλική διαδικασία που περιλαμβάνει τα παρακάτω βήματα:
Λίγο πολύ τα βήματα είναι γνωστά αλλά το σημαντικό είναι ότι σε οποιαδήποτε φάση της διαπραγμάτευσης και εάν βρισκόμαστε να αντιλαμβανόμαστε τον συνεχή και κυκλικό χαρακτήρα. Με αυτόν τον τρόπο μπορούμε από την προετοιμασία μέχρι και το στάδιο της αξιολόγησης να επικεντρωθούμε στον στόχο μας. Μία διαπραγμάτευση για να είναι αποτελεσματική, δηλαδή να καταλήξει σε μία συμφωνία θα πρέπει να είναι αμοιβαία επωφελής (win-win).
1. Προετοιμασία
Η προετοιμασία συχνά παραβλέπεται ή γίνεται βιαστικά και μόνο επικεντρωμένη σε διαδικαστικά /οργανωτικά θέματα. Ζούμε με εντατικούς ρυθμούς, αμέτρητες εκκρεμότητες και social media νοιώθοντας ότι συχνά δεν υπάρχει χρόνος για προετοιμασία…λάθος. Απαιτείται η συγκέντρωσή μας στα εξής:
- Καθορισμός στόχου: επικεντρωνόμαστε σε ερωτήσεις όπως: ποιος είναι ο στόχος μας και ποια τα κίνητρά μας, ποιες είναι οι ισορροπίες, και ποιος έχει τους περισσότερους άσσους
Οι στόχοι πρέπει να είναι SMART
- Πιθανές εκβάσεις: Έχοντας καθορίσει τον στόχο μας, αναπτύσσουμε τα πιθανά σενάρια έκβασης, λαμβάνοντας υπόψη το ιδανικό σενάριο, ποιο είναι διαπραγματευτικό μας όριο, πέρα από το οποίο δεν συνεχίζουμε τη διαπραγμάτευση, ποια είναι η χειρότερη δυνατή έκβαση, ποιο είναι το εναλλακτικό πλάνο σε περίπτωση αρνητικού αποτελέσματος, ποιο είναι το χειρότερο που μπορεί να συμβεί εάν δεν υπάρξει συμφωνία, ποιο είναι το χειρότερο που μπορεί να συμβεί εάν υπάρξει συμφωνία.
Τα βασικά: προετοιμαζόμαστε κατάλληλα όσον αφορά το οργανωτικό κομμάτι, τους συμμετέχοντες, προηγούμενο ιστορικό, τους «δύσκολους» της ομάδας και τα διαθέσιμα εργαλεία.
Η προετοιμασία εν τέλει χρειάζεται μία ολιστική προσέγγιση κάτω από τις παρακάτω 5 ανθρωποκεντρικές αρχές που συνδυάζονται και με το 1ο μέρος αυτού του άρθρου:
2. Ήρθε η ώρα της διαπραγμάτευσης
Εδώ μπορούν πολλά να συμβούν, τα περισσότερα όμως τα έχουμε αντιληφθεί μετά από μία καλή προετοιμασία. Επειδή η διαπραγμάτευση όπως είπαμε δεν είναι τυχαία αλλά μία συνειδητή διαδικασία μπορούμε να πετύχουμε τον στόχο μας ένα λάβουμε υπόψη μας και τα παρακάτω κατά τη διαδικασία της διαπραγμάτευσης:
- Τι κλίμα θέλουμε να έχει η διαπραγμάτευση;
Σύμφωνα με τον Clive Rich (The Yes Book: The Art of Better Negotiation) έχουμε τέσσερις επιλογές με τα χαρακτηριστικά τους
Α. Ζεστό κλίμα: φιλικό, συνεργατικό, ανοιχτό, με χαλαρή διάθεση
Β. Ψυχρό κλίμα: αντικειμενικότητα, κυρίως με βάση δεδομένα, προκαθορισμένη διαδικασία
Γ. Επιθετικό κλίμα: πίεση, γρήγορος ρυθμός, πιθανές εντάσεις
Δ. Θρασύ κλίμα: ανατρεπτικό, καινοτόμες παρουσιάσεις, σε αυτή την περίπτωση όσο πιο ασυνήθιστο τόσο το καλύτερο
- Ποιες είναι οι ανάγκες;
Η κατανόηση των αναγκών και επιθυμιών των ατόμων με τους οποίους διαπραγματευόμαστε είναι καθοριστικής σημασίας για το αποτέλεσμα. Κατανοώντας τις ανάγκες μπορούμε να αντιληφθούμε και τα κίνητρα τους. Με αυτόν τον τρόπο μπορούμε να προτείνουμε λύσεις που για εμάς δεν έχουν μεγάλο κόστος ή υπαναχώρηση θέσης αλλά για τους άλλους να είναι σημαντικά. Σε αυτή τη φάση είναι που γεφυρώνονται οι διαφορές, χτίζεται εμπιστοσύνη και μπαίνουν οι βάσεις για το προσδοκώμενο win-win αποτέλεσμα.
- Ήρθε η ώρα να προτείνουμε;
Πλέον σε αυτό το στάδιο έρχεται η ώρα των προτάσεων. Πολλοί πιστεύουν ότι τώρα είναι η ώρα της διαπραγμάτευσης και γι’ αυτόν τον λόγο εκφράζουν τις προτάσεις τους μόλις μία διαπραγμάτευση έχει ξεκινήσει. Δυστυχώς όμως η βιαστική και απότομη παρουσίαση των προτάσεων χωρίς τη λείανση του πεδίου μπορεί να δημιουργήσει προστριβές και απογοήτευση και παύση της διαπραγμάτευσης. Συνεπώς επιλέγουμε το πώς θα κάνουμε την πρόταση μας με βάση τα παρακάτω:
- Επιλέγουμε την κατάλληλη στιγμή
- Ζητάμε αυτό που θέλουμε
- Το εννοούμε
- Προσέχουμε τη φωνή μας και την στάση του σώματος
- Δεν φοβόμαστε να προτείνουμε πρώτοι
- Χρειαζόμαστε έναν καλό λόγο για να υποστηρίξουμε την πρότασή μας
- Ώρα για παζάρι!
«Αποκλείεται!»
«Η πρότασή σας είναι μη ρεαλιστική!»
«Καλά είναι δυνατόν να προτείνεται αυτά;»
Αυτά είναι μερικά παραδείγματα πρώτης αντίδρασης στις προτάσεις που έχουν πέσει στο τραπέζι. Ειδικότερα, έχουμε τέτοιες αντιδράσεις όταν υπάρχει χάσμα μεταξύ των προτάσεων των δύο πλευρών, συνήθως αποτέλεσμα μη αποτελεσματικής προετοιμασίας ή απουσίας των παραπάνω φάσεων στη διάρκεια της διαπραγμάτευσης. Ας υποθέσουμε ότι όλα τα προηγούμενα στάδια έχουν ακολουθηθεί και είμαστε στη φάση του παζαριού. Δεν υπάρχει χρυσή συνταγή και η στάση που θα κρατήσουμε είναι θέμα επιλογής λαμβάνοντας όμως υπόψη τις παρακάτω κατευθύνσεις:
- Κρατάμε μερικά σημεία ανοιχτά υπό διαπραγμάτευση, ακόμα και εάν είμαστε έτοιμοι να συμφωνήσουμε σε αυτά
- Προσφέρετε ολοένα και μικρότερες υπαναχωρήσεις όσο προχωράει η διαπραγμάτευση ασκώντας με αυτόν τον τρόπο περισσότερη πίεση
- Θυμηθείτε την αξία ενός διαλείμματος!
- Έχετε υπομονή!
- Προτείνεται περισσότερες εναλλακτικές προτάσεις
- Σκεφτείτε καλά πριν υπαναχωρήσετε για κάτι για το οποίο δεν παίρνετε τίποτα πίσω
- Ηγηθείτε με βάση τις συνθήκες που θέλετε να θέσετε και όχι τις υπαναχωρήσεις σας, δηλ. ξεκινήστε μία φράση «Εάν κάνεις αυτό για μένα, τότε εγώ θα κάνω αυτό για σένα»
- Εάν θέλετε να δείτε εάν κάτι θα προχωρήσει, χρησιμοποιήστε υποθετικές ερωτήσεις
- Μην υπαναχωρήσετε πέρα από το όριο που έχετε βάλει στη φάση της προετοιμασίας
- Σκεφτείτε εάν αυτό που σας προσφέρει ο άλλος διαπραγματευτής είναι εναντίον στο δικό του συμφέρον
- Θυμηθείτε ότι μπορεί να χρειάζονται μικρά βήματα κάθε φορά για την επιτυχία!
- Το κλείσιμο
Έχει η άλλη πλευρά αρχίσει να χαλαρώνει;
Έχετε αρχίσει και συζητάτε το μέλλον και όχι το παρόν;
Τότε, έχει έρθει η ώρα του κλεισίματος…δεν χρειάζεται να το τραβήξετε άλλο.
Σε αυτές τις στιγμές μπορούμε να πάρουμε την πρωτοβουλία θέτοντας το ερώτημα «Είμαστε όλοι σύμφωνοι ότι….;»
Κατά τη διάρκεια του κλεισίματος απαιτείται να γίνει μία σύνοψη και η συμφωνία να είναι κατανοητή και από τις δύο πλευρές, ενώ εάν χρειάζεται να γίνει και εγγράφως. Το κλείσιμο είναι απαραίτητο για την επιτυχημένη έκβαση μιας διαπραγμάτευσης.
3. Μετά τη διαπραγμάτευση: Αξιολόγηση
Το 3ο και τελευταίο στάδιο της διαπραγμάτευσης είναι εξίσου σημαντικό όσο και τα προηγούμενα. Πολλές φορές το ξεχνάμε και είναι αυτό το οποίο θα μας βοηθήσει για τα επόμενα βήματά μας και τις επόμενες διαπραγματεύσεις μας. Σε αυτό το στάδιο αξιολογούμε τα δύο προηγούμενα στάδια καθώς επίσης και τον εαυτό μας σε αυτά.
- Τι πήγε καλά;
- Τι δεν πήγε καλά;
- Τι θα βελτιώσουμε την επόμενη φορά;
- Πόσο αποτελεσματική ήταν η προετοιμασία μας;
- Είχαμε προβλέψει σωστά τα εναλλακτικά σενάρια;
- Υπαναχωρήσαμε πέρα από το όριο που είχαμε θέσει;
- Ποια είναι τα επόμενα βήματά μας μετά το κλείσιμο της διαπραγμάτευσης;
Κρατείστε σημειώσεις γιατί αξίζει μετά από μερικούς μήνες να δείτε την πρόοδό σας, ανά τακτά χρονικά διαστήματα ξαναδιαβάστε το 1ο μέρος, αυτό το άρθρο και το επόμενο που έρχεται (3ο μέρος - Συμπεριφορά) και επαναπροσδιορίστε.
Τέλος, για να πετύχουμε τους στόχους μας χρειάζεται υπομονή, θετική προσέγγιση win-win και ότι μπορεί να χρειάζονται μικρά βήματα κάθε φορά.
Και ας θυμηθούμε και από το προηγούμενο άρθρο την θετική μας προσέγγιση:
«Η διαπραγμάτευση μπορεί να ικανοποιήσει και τις δύο πλευρές»
«Η διαπραγμάτευση μπορεί να ενδυναμώσει την συνεργασία μας»
«Η διαπραγμάτευση μπορεί να είναι απολαυστική»
Καλή διαπραγμάτευση!
Εύα Σταυρινάκη
Personal & Business Development Coach
