Αγαπητοί φίλοι, με το σημερινό μας άρθρο αναφερόμαστε σε ένα από τα πιο δύσκολα θέματα που καλείται να διεκπεραιώσει ένας manager στην καριέρα του, αυτό της δημιουργίας ενός αποτελεσματικού Business Plan.
Η αδυναμία σωστής κατάρτισης του μπορεί να οδηγήσει στο να μη βρεθούν οι πόροι που επιθυμείτε, πράγμα που διακυβεύει την επιβίωση της επιχείρησης καθώς και τη δική σας, ενώ το αντίθετο μπορεί να εκτοξεύσει την καριέρα σας.
Ας γνωρίσουμε λοιπόν τα μέρη από τα οποία απαρτίζεται ένα Business Plan, με τη σειρά που αυτά πρέπει να παρατίθενται:

1. Executive Summary:
Μακράν το σημαντικότερο μέρος όλων – μετά την ανάγνωση του, το σχέδιο σας είτε θα πεταχτεί στα σκουπίδια, είτε θα συνεχίσει να διαβάζεται! Παρόλο όμως που το Business Plan σας θα ξεκινήσει με το executive summary, εσείς θα χρειαστεί να το γράψετε στο τέλος, σε 2 σελίδες το πολύ, αντλώντας στοιχεία από τα sections που θα ακολουθήσουν: την εταιρία, τα προϊόντα και τις υπηρεσίες, την αγορά, το marketing plan, το management, την ανάλυση του ανταγωνισμού, τους χρηματοοικονομικούς παράγοντες και τέλος τις οικονομικές σας καταστάσεις.

2. Η εταιρία:
Το ουσιαστικά πρώτο section του Business Plan σας, πρέπει να δίνει μια σύντομη εικόνα του πως φτάσατε στο σήμερα. Ξεκινώντας, πρέπει να αναφέρετε το πώς, πότε και γιατί γεννήθηκε η εταιρία σας, καθώς και το από ποια ιδέα πήγασε το όλο εγχείρημα. Ποιος είναι ο σκοπός, η αποστολή και το όραμα σας. Στη συνέχεια, αναφέρετε το πώς συγκροτήθηκε το management team (από το αρχικό μέχρι και το σημερινό στάδιο), το πώς χρηματοδοτηθήκατε μέχρι σήμερα, αλλά και το που επενδύθηκαν αυτά τα χρήματα. Αναφερθείτε στη νομική μορφή της επιχείρησης, καθώς και το ποιοι είναι οι τωρινοί της ιδιοκτήτες και ποιο το μερίδιο τους.
Αμέσως μετά, δώστε μια σύντομη περιγραφή των πόρων που χρησιμοποιείτε. Κλείστε, παραθέτοντας μία exit strategy, δηλαδή αναφερόμενοι στον τρόπο με τον οποίο οι πιθανοί νέοι επενδυτές σας θα μπορέσουν να πάρουν πίσω τα χρήματα τους (να θυμάστε ότι οι υποψήφιοι επενδυτές συνήθως προσδοκούν μια ανταπόδοση των χρημάτων τους -συν ένα σημαντικό ποσοστό κέρδους- μέσα στα πρώτα 3 έτη από την επένδυση τους). Σημεία κλειδιά της αναφοράς σας στην Εταιρία, είναι ότι αυτή δεν πρέπει να ξεπερνά τις 2 σελίδες, ενώ είναι σημαντικό να φαίνεται και η προσωπική σας επένδυση στα κεφάλαια της επιχείρησης, καθώς δείχνει πίστη και δέσμευση.

3. Τα προϊόντα και οι υπηρεσίες:
Στο δεύτερο section του Business Plan σας, αναφερθείτε σε θέματα παραγωγής, καθώς και σε ζητήματα όπως η υποστήριξη, το service και οι εγγυήσεις που παρέχετε. Μιλήστε για τη λειτουργία και την απόδοση των προϊόντων σας. Εξηγήστε το ποια είναι τα πλεονεκτήματα των δικών σας προϊόντων και υπηρεσιών, καθώς και το πώς αυτά φαίνονται συγκρινόμενα με τον ανταγωνισμό. Συνεχίστε δείχνοντας το ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα εισαγωγής και ζωής των προϊόντων σας, αλλά και το ποια βήματα πρέπει να γίνουν για να επιτευχθεί. Αναφερθείτε στο αν τα προϊόντα σας έχουν τεσταριστεί και αν έχει επιβεβαιωθεί η απόδοση τους και με ποια αποτελέσματα. Ποια είναι τα πλάνα σας για τα επόμενα σας προϊόντα; Έχουν αυτά συμπεριληφθεί στη χρηματοοικονομική ανάλυση του Business Plan σας;
Να θυμάστε ότι οι λεπτομέρειες είναι σημαντικές μεν, αλλά πρέπει να προσέξετε να μην κατακλύσετε τον αναγνώστη με τεχνικότητες τις οποίες δεν καταλαβαίνει, αλλά και δεν τον ενδιαφέρουν (απλώς υποθέστε ότι δεν γνωρίζει τον τομέα σας). Σε αυτό το section πρέπει να φανεί ολοκάθαρα η διαφορά σας με τον ανταγωνισμό, καθώς και το γιατί ο πελάτης θα προτιμήσει τα δικά σας προϊόντα και όχι των ανταγωνιστών σας.

4. Η αγορά:
Στο τρίτο section του Business Plan σας, αναφερθείτε στο μέγεθος της αγοράς σας, στον ρυθμό ανάπτυξης και στο τωρινό στάδιο του κύκλου ζωής της. Περιγράψτε και την συνολική αγορά και το τμήμα της που αποτελεί τη δική σας αγορά-στόχο. Αναφέρετε όλες τις τρέχοντες αλλαγές που λαμβάνουν χώρα στην αγορά σας, καθώς και αυτές που περιμένετε να έρθουν στο μέλλον. Μιλήστε για τις τάσεις, το πόσο επηρεάζει η τεχνολογία, την κυβερνητική πολιτική και την κατάσταση της οικονομίας.
Το εν λόγω section δεν είναι ανάγκη να είναι τεράστιο σε μέγεθος, πρέπει όμως να δείχνει τη δική σας εις βάθος γνώση της αγοράς. Μην παραλείψετε να αναφερθείτε στις τυχόν προβληματικές καταστάσεις, παραθέτοντας όμως τρόπους αντιμετώπισης τους. Παραθέστε πάντα τις πηγές στις οποίες βασίζεστε. Τέλος, ιδανικό σενάριο είναι εκείνο στο οποίο αναφέρεστε σε μια νέα και αναπτυσσόμενη αγορά, μικρού ή και ανύπαρκτου ανταγωνισμού.

5. To marketing plan:
Στο τέταρτο section του Business Plan σας, ξεκινήστε περιγράφοντας τους πελάτες σας. Αναφερθείτε στο ποιοι και πόσοι είναι, καθώς και που βρίσκονται και αν το μέγεθος τους αυξάνει ή μειώνεται. Παραθέστε τα δημογραφικά τους χαρακτηριστικά. Λάβετε υπόψη σας τυχόν γεωγραφικούς παράγοντες. Πείτε το πώς θα προσεγγίσετε την αγορά, καθώς και το πώς εκείνη θα αποκτήσει awareness για τα προϊόντα και την εικόνα σας. Αναφερθείτε στη στρατηγική διανομής, τιμολόγησης, καθώς και τη στρατηγική πωλήσεων.
Σχεδιάστε το positioning των προϊόντων σας. Παραθέστε τις ενέργειες προώθησης και προβολής σας, καθώς και τις ενέργειες δημοσίων σχέσεων. Αναφερθείτε στο αν θα γίνει direct marketing και το αν θα συμμετάσχετε σε εκθέσεις. Δείξτε τη στρατηγική σας για το διαδίκτυο. Αναφερθείτε σε πιθανές στρατηγικές συμμαχίες και κλείστε παραθέτοντας το marketing budget.

6. To management:
Στο πέμπτο section του Business Plan σας παραθέστε σύντομα βιογραφικά των ανθρώπων – κλειδιά. Δώστε βαρύτητα στα επιτεύγματα τους. Αν κάποιοι από αυτούς θεωρούνται ειδικοί στον τομέα τους, αναφέρετε το. Σχεδιάστε το τωρινό και το μελλοντικό οργανόγραμμα σας. Περιγράψτε το ποιοι θα είναι στο διοικητικό σας συμβούλιο και ποιοι οι εξωτερικοί σας σύμβουλοι. Σχεδιάστε το manpower table, την κατάσταση του ποιες θέσεις σχεδιάζετε να καλύψετε και πότε.

7. Η ανάλυση του ανταγωνισμού:
Στο έκτο section του Business Plan σας αναφερθείτε στους κυριότερους ανταγωνιστές σας. Περιγράψτε το position τους και την πελατειακή τους βάση. Αναφερθείτε στο μερίδιο της αγοράς και δείξτε το αν αυτό το λυμαίνονται λίγοι ή μοιράζεται σε πολλούς. Ποιος είναι ο Leader και γιατί βρίσκεται σε αυτή τη θέση; Να θυμάστε ότι πρέπει να φανεί ότι είτε θα πάρετε μερίδιο αγοράς από εκείνους, είτε ότι θα βρείτε ένα τμήμα της αγοράς που προς το παρόν δεν εξυπηρετείται από κανέναν.
Αν κάνετε το πρώτο, πρέπει να εξηγήσετε το πώς θα γίνει αυτό, καθώς και να παραθέσετε ξανά τα συγκριτικά σας πλεονεκτήματα και το γιατί οι πελάτες θα φύγουν από τους ανταγωνιστές σας και θα έρθουν σε σας. Αναφέρετε τα αδύνατα σημεία των ανταγωνιστών και το πώς εσείς θα επωφεληθείτε από αυτά. Είναι κανείς από τους σημερινούς ανταγωνιστές σας πιθανός αυριανός στρατηγικός σας σύμμαχος; Να θυμάστε ότι είναι καλύτερο να φανεί ότι έχετε πληροφορίες εκ των έσω και όχι ότι τις βρήκατε σερφάροντας στα sites των ανταγωνιστών σας.

8. Χρηματοοικονομικοί παράγοντες:
Ότι έχετε αναφέρει μέχρι τώρα στο πλάνο σας, πρέπει να σχετίζεται με την αναφορά σας στους χρηματοοικονομικούς παράγοντες. Πρέπει να παραθέσετε πληροφορίες για τα εξής: συνολικές πωλήσεις αλλά και προβλέψεις ανά προϊόν, κόστος πωληθέντων, μικτό κέρδος, κόστη προσωπικού, έξοδα διάθεσης και marketing, ενοίκια, κόστος εγκαταστάσεων και εξοπλισμών, κόστη τηλεφωνικά, αποθεμάτων, αμοιβές εξωτερικών συμβούλων, κόστη προμηθειών, κόστη ταξιδίων, κόστη έρευνας, φόροι, καθώς και ασφαλιστικά ταμεία.

9. Οικονομικές καταστάσεις:
Κλείνοντας το πλάνο σας, απαιτείται η διεξοδική παράθεση των οικονομικών σας καταστάσεων. Καθώς πλέον πολλοί εκ των επενδυτών έρχονται από το εξωτερικό, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τρεις από αυτές, χρησιμοποιώντας διεθνή λογιστικά πρότυπα και ονομασίες μεγεθών:

• την profit and loss statement (παραθέτοντας τα εξής: revenue, cost of goods, gross profit, gross margin, expenses, salaries, administration, r&d, marketing, sales, depreciation, profit before interest and tax, interest, taxes, net profit),
• την cash flow analysis (παραθέτοντας τα εξής: change in receivables, change in fixed assets, change in other assets, change in payables, change in loans, change in other liabilities, plus depreciation, change in net income, change in cash flow) και
• το balance sheet (παραθέτοντας τα εξής: assets, cash, receivables, fixed assets, liabilities, payables, loans, shareholder equity, total liabilities and shareholder equity). Κάνοντας το πλάνο σας για 5 έτη, παρουσιάζετε μήνα προς μήνα το budget σας για το πρώτο έτος, ενώ συνεχίζετε για τα επόμενα τέσσερα χρόνια αναφέροντας τα συνολικά μεγέθη.

Ολοκληρώνοντας, να θυμάστε να χρησιμοποιείτε απλό στυλ γραφής, να εμπλουτίσετε το πλάνο σας με εικόνες και διαγράμματα, καθώς και όπου μπορείτε να χρησιμοποιείτε bullet points διευκολύνοντας την ανάγνωση.

Καλή σας επιτυχία!

Κώστας Στάμκος,
Business Development Director
City Unity College