Ένα άρθρο για τις βασικές αρχές μιας καλής παρουσίασης. Από τη διαχείριση του επικοινωνιακού άγχους και τα βασικά tips, σε συμβουλές για προχωρημένους και λίγα λόγια για την αισθητική. Και επιπλέον, ένα παράδειγμα από τον κινηματογράφο, για όσους προτιμούν την εικόνα. Μια παρουσίαση αποτελεί το μέσον που μας δίνει τη δυνατότητα να μιλήσουμε για τον εαυτό μας, τις ικανότητές μας, να προβληματίσουμε, να διεκδικήσουμε πράγματα, να πείσουμε, να έχουμε αποτελέσματα. Όσο καλύτερο είναι το επίπεδο της ικανότητάς μας να παρουσιάζουμε, τόσο πιο πολλούς και μεγάλους στόχους πετυχαίνουμε.
Σε αυτό το άρθρο επικεντρωνόμαστε σε 4 βασικούς άξονες:
1. Πώς διαχειριζόμαστε το επικοινωνιακό άγχος;
2. Ποια είναι τα βασικά tips παρουσιάσεων;
3. Ποια είναι τα προχωρημένα tips παρουσιάσεων;
4. Τι προσέχουμε στην αισθητική;
Bonus feature: Η παρουσίαση μέσα από την ταινία «Ο Λόγος του Βασιλιά».
Ας δούμε με τη σειρά αυτούς τους άξονες:
1. Διαχείριση επικοινωνιακού άγχους
Οι παρουσιάσεις, είτε απευθύνονται σε έναν, είτε σε λίγα άτομα ή σε μεγαλύτερο κοινό, μπορούν να προκαλέσουν άγχος. Ο φόβος της δημόσιας ομιλίας φιγουράρει πάντα ανάμεσα στις πρώτες θέσεις των φόβων που αισθάνονται οι άνθρωποι. Σε κάποιες έρευνες μάλιστα βρίσκεται στην κορυφή, αφήνοντας πίσω τον φόβο για τα ύψη ή τον θάνατο. Οι λόγοι που φοβόμαστε μια παρουσί- αση ποικίλουν, ανάλογα με τις εμπειρίες μας, την ιδιοσυγκρασία μας, το πλαίσιο της παρουσίασης, κ.ά. Είτε παρουσιάζουμε για πρώτη φορά ή για εκατοστή, η κατάλληλη προετοιμασία μπορεί να μας βοηθήσει να διαχειριστούμε ικανοποιητικά το επικοινωνιακό άγχος.
Λίγες συμβουλές:
Κατανοήστε τον φόβο σας - Είναι φυσιολογικό να αισθανόμαστε φόβο όταν αντιμετωπίζουμε κάτι στο οποίο δεν είμαστε σίγουροι ότι μπορούμε να ανταποκριθούμε. Μια τέτοια περίπτωση είναι η παρουσίαση και η δημόσια ομιλία. Εξίσου φυσιολογικό, ωστόσο, είναι να εκλογικεύσουμε την ανησυχία και να την αντικαταστήσουμε με θετικές σκέψεις. Συνήθως, το άτομο ή το κοινό στο οποίο παρουσιάζουμε, θέλει να επιτύχουμε και δεν έχει την αυστηρότητα που φανταζόμαστε.
Προετοιμαστείτε επαρκώς - Μελετήστε το κοινό σας, οργανώστε όσα θα πείτε, κάντε πρόβα, ζητήστε ανατροφοδότηση. Ο Steve Jobs, δεινός ομιλητής, αφιέρωνε πολλές ημέρες για την ενδελεχή προετοιμασία των παρουσιάσεών του. Απλοποιήστε τα νοήματα - Δομήστε την παρουσίασή σας σε 2-3 βασικά νοήματα. Μην προσθέσετε περαιτέρω άγχος με το να ψάξετε πώς θα φανείτε σοφοί ή πολύπλοκοι. Η σαφήνεια και η απλότητα είναι αυτά που συνήθως κερδίζουν τις εντυπώσεις. Συμπεριφερθείτε φυσιολογικά - Θα έχετε καλύτερη σύνδεση με όποιον παρακολουθεί την παρουσίαση, εάν δώσετε χώρο στη φυσικότητα, την ομαλή ροή και το συναίσθημα. Επιπλέον, μη φοβάστε την πιθανότητα να γίνουν λάθη. Συνήθως, οι ίδιοι είμαστε οι πιο αυστηροί κριτές μας, και όχι οι άλλοι.
2. Βασικα tips παρουσιάσεων
Αφού μιλήσαμε για την ψυχολογία της παρουσίασης και για τη διαχείριση της σχετικής ανησυχίας, μπορούμε να περάσουμε σε βασικές προτάσεις διαμόρφωσης μιας καλής παρουσίασης.
Ο κανόνας 10-20-30
Διατυπώθηκε από τον Guy Kawasaki και λέει ότι μια παρουσίαση δεν πρέπει να έχει περισσότερα από 10 slides (διαφάνειες), δεν πρέπει να διαρκεί περισσότερο από 20 λεπτά και το μέ- γεθος της γραμματοσειράς δεν πρέπει να είναι μικρότερο από 30. Αποφύγετε την πυκνότητα κειμένου στις διαφάνειες (οι φορτωμένες με κείμενο διαφάνειες αναφέρονται και ως slideuments = slide + documents).
Κόψτε ταχύτητα
Η νευρικότητα μπορεί να μας κάνει να μιλάμε πολύ γρήγορα ή να μην παίρνουμε ανάσα. Συνειδητά, μειώστε τον ρυθμό ομιλίας σας και κάντε παύση όποτε θέλετε να δώσετε έμφαση σε κάτι. Διατηρήστε οπτική επαφή Προσπαθήστε να έχετε οπτική επαφή με το κοινό, αν όχι με κάθε έναν, με «σημεία» σε όλη την αίθουσα. Όποιος σας παρακολουθεί θέλει να νιώσει σημαντικός και μέρος της διαδικασίας. Το ίδιο ισχύει και για παρουσιάσεις ατομικά ή σε μια μικρή ομάδα.
Μη διαβάζετε
Ούτε τις σημειώσεις σας ούτε τις διαφάνειες. Αυτό θα δημιουργούσε την εντύπωση ότι δεν κατανοείτε πραγματικά το μήνυμά σας, με αποτέλεσμα να χάσετε μέρος της εμπιστοσύνης του ατόμου ή του κοινού που σας παρακολουθεί.
Αξιοποιήστε τη φωνή σας Κάποιοι μιλούν εκ του φυσικού χαμηλόφωνα, άλλοι πιο δυνατά. Στην παρουσίαση χρειάζεται μέτρο ως προς την ένταση της φωνής, ώστε να ακουγόμαστε καθαρά, χωρίς όμως να ενοχλούμε. Βοηθά να είμαστε ευθυτενείς όταν παρουσιάζουμε ώστε να αξιοποιούμε τη ροή του αέρα που εισέρχεται στο σώμα μας και να παράγουμε καλύτερο ήχο.
Απλοποιήστε τη δομή
Συνήθως όταν παρουσιάζουμε κάτι στο οποίο έχουμε προετοιμαστεί επαρκώς, το περιεχόμενο μας φαίνεται τόσο απλό που θεωρούμε ότι θα το κατανοήσουν εξίσου και οι υπόλοιποι. Αυτό, όμως, δεν ισχύει απαραίτητα. Είναι χρήσιμο πριν την παρουσίασή μας, να αναρωτηθούμε: Πώς μπορώ να κάνω εντελώς ξεκάθαρο αυτό που λέω; Σε ποια βήματα ή φάσεις μπορώ να διαχωρίσω την παρουσίαση; Μπορώ να περιγράψω την κεντρική ιδέα με 15 λέξεις;
(Εννοείται) προετοιμαστείτε
Η προετοιμασία αφορά τόσο σε όσα αναφέρθηκαν στην προηγούμενη ενότητα για το επικοινωνιακό άγχος, όσο και στη φροντίδα των μέσων παρουσίασης (projector, μικρόφωνα, διάταξη χώρου). Ακόμα και αν είναι άλλοι υπεύθυνοι, βοηθά να έχουμε ένα είδος ελέγχου και να λειτουργούμε προληπτικά, ώστε να προβλέψουμε τυχόν απρόοπτα.
3. Tips για προχωρημένους
Μόλις κάποιος κατακτήσει τις βασικές παραμέτρους σε μια παρουσίαση, μπορεί να προσθέσει και άλλα στοιχεία που θα εμπλουτίσουν περαιτέρω το αποτέλεσμα.
Αναρωτηθείτε: Έχετε κατανοήσει το κοινό σας;
Σκεφτείτε το μήνυμά σας από την οπτική γωνία του ακροατή. Διερευνήστε από πριν τι μπορεί να τον απασχολεί, να τον ενδιαφέρει, να τον ενοχλεί, να έχει ανάγκη. Όπως διατυπώνει ο Nick Morgan, «Μη σκέφτεστε την παρουσίασή σας σαν μια περίσταση για να κάνετε επίδειξη των γνώσεών σας. Αντί για αυτό, δείτε τη σαν μια ευκαιρία να πάτε το κοινό σας ένα ταξίδι, στο οποίο θα έχουν τη δυνατότητα να έρθουν σε επαφή με νέες οπτικές και ιδέες».
Έχετε συμπεριλάβει μια ιστορία;
Τα δεδομένα και τα στοιχεία μπορούν να γίνουν πολύ πιο ενδιαφέροντα όταν συνδυάζονται με ένα παράδειγμα (προσωπικό ή μη). Αυτό βοηθά όποιον ακούει την παρουσίαση να οπτικοποιήσει αυτά που προσλαμβάνει και να συνδέσει τις δικές του εμπειρίες με τα νέα ερεθίσματα.
Έχετε ανακοινώσει μια δράση;
Το κλείσιμο μιας παρουσίασης πρέπει να είναι εξίσου δυνατό με την αρχή και το μέσον. Στο τέλος, λοιπόν, πρέπει να διαφανεί ο σκοπός και να είναι ξεκάθαρο τι μπορεί να κάνει / μάθει ο ακροατής.
Κάνατε το «τεστ της γιαγιάς»;
Σε περιπτώσεις όπου δε μιλάτε σε ειδικούς του πεδίου σας, αλλά σε ένα ευρύτερο κοινό, αποφύγετε την ορολογία και τις πολύπλοκες διατυπώσεις. Εάν οι ακροατές δεν καταφέρουν να κατανοήσουν τα μηνύματά σας, δεν θα έχει ιδιαίτερη επίδραση η παρουσίαση. Υποβάλετε την ομιλίας σας στο τεστ της γιαγιάς:
Εάν η γιαγιά σας δεν θα καταλάβαινε για τι μιλάτε, χρειάζεται να αναδιατυπώσετε το μήνυμά σας.
Προετοιμαστήκατε κατάλληλα; (ναι, και εδώ)
Πριν την κανονική παρουσίαση, κάντε πρόβα σε ζωντανό κοινό. Συγγενείς, φίλους, σε όποιον είναι διαθέσιμος. Είναι σημαντικό να γίνεται μια πρόβα στη βίωση της εμπειρίας. Βελτιώνει την παρουσίαση ως περιεχόμενο αλλά και ως διεξαγωγή. Καλοδεχτείτε την ανατροφοδότηση που θα λάβετε και ενσωματώστε τις βελτιώσεις που ται- ριάζουν στο στυλ σας.
4. Δεν ξεχνούμε την αισθητική
Τόσο η οπτική εικόνα που παίρνει η παρουσίαση όσο και διάφορα τρικ που μπορούμε να αξιοποιήσουμε, αναβαθμίζουν το τελικό αποτέλεσμα.
Ομοιομορφία - Θυμόμαστε να χρησιμοποιούμε φωτογραφίες ή γραφικά ίδιας αισθητικής, και όχι παραπάνω από 2 διαφορετικές γραμματοσειρές.
Χρώματα - Οι ειδικοί προτείνουν να κυριαρχούν 3 χρώματα και όχι περισ- σότερα, ή τουλάχιστον η ίδια χρωματική παλέτα σε όλη την παρουσίαση.
Κενοί χώροι (white space) - Αφήνουμε κενούς χώρους σε κάθε διαφάνεια ώστε να μην κουράζει με την πυκνότητά της.
Λιτότητα - Δεν βάζουμε στοιχεία που μπορεί να είναι περιττά (π.χ. Χρειάζεται το logo σε όλες τις διαφάνειες;).
Αντίθεση - Προτείνεται ανοιχτόχρωμο φόντο με σκούρα γραμματοσειρά ή το αντίθετο, ώστε να είναι ευκρινείς οι διαφάνειες.
Μέγεθος γραμματοσειράς: Αρκετά μεγάλη ώστε να διαβάζεται από όλους, όπου και αν κάθονται.
Εφέ κίνησης (animations) - Λίγα ώστε να μην καθυστερούν την παρουσίαση, ούτε να βρίσκονται στο επίκεντρο της προσοχής.
Bonus feature: Ο Λόγος του Βασιλιά
Ανάμεσα στις πηγές που σχετίζονται με την ανάπτυξη ικανότητας παρουσίασης, βρίσκεται και η εξαιρετική ταινία «Ο Λόγος του Βασιλιά».
Αναδημοσιεύουμε αμέσως παρακάτω την ανάλυση που έχει κάνει o Jesse Desjardins, η οποία επικεντρώνεται στους εξής άξονες:
- Έχε εμπιστοσύνη στη φωνή σου
- Παραδέξου ότι χρειάζεσαι βοήθεια
- Αφιέρωσε ώρες
- Δώσε σημασία στην εμπειρία
- Παρουσίασε την αληθινή εκδοχή του εαυτού σου
Κλείνοντας…
Ακόμα και οι πιο έμπειροι στην πα- ρουσίαση, αφιερώνουν χρόνο στην προετοιμασία τους. Διερευνούν, οργανώνουν, δοκιμάζουν. Κανείς δεν γεννήθηκε έτοιμος να βγαίνει αυθόρμητα «στη σκηνή» και να κάνει παρουσιάσεις με συνοχή, ενδιαφέρον και άρτια δομή. Όποιος, όμως, θεμελιώνει και αναπτύσσει τις ικανότητες που στοιχειοθετούν μια καλή παρουσίαση, θα είναι σίγουρα σε θέση να απολαύσει μια καλύτερη εκδοχή του εαυτού του, ως παρουσιαστής μηνυμάτων.
Ντόρα Αγγελοπούλου,
Founder, Game Tree
